Nach dem Kauf hast du einen Stapel Dokumente, die du nie verlieren darfst. Manche brauchst du für die Steuern, manche für einen späteren Verkauf, manche für den Fall, dass jemand dein Eigentum anzweifelt. Hier ist die Liste.
Viele Käufer unterschätzen diesen Punkt. Am Tag der Notarunterschrift sind alle erleichtert, die Schlüssel in der Hand, die Champagnerflasche offen. Aber die Dokumente, die an diesem Tag und in den Wochen danach anfallen, sind Gold wert — buchstäblich.
Die unverzichtbaren Dokumente
Die Escritura Pública (Kaufurkunde): Das Original bekommt der Notar, du erhältst eine beglaubigte Kopie (Copia Autorizada). Das ist dein Eigentumsnachweis. Bewahre es an einem sicheren Ort auf — idealerweise nicht nur in der Finca, sondern auch als Kopie in Deutschland oder in einem Bankschließfach.
Die Nota Simple nach der Eintragung: Einige Wochen nach dem Kauf wird dein Eigentum im Registro de la Propiedad eingetragen. Fordere danach eine aktuelle Nota Simple an, die dich als Eigentümer bestätigt. Das ist dein Beweis, dass die Eintragung stattgefunden hat.
Die Steuerbescheide: Die Quittung über die bezahlte Grunderwerbsteuer (ITP). Das Modelo 600 oder 620, je nachdem, wie die Steuer abgewickelt wurde. Ohne diesen Nachweis kann es bei einem späteren Verkauf Probleme geben.
Die NIE-Bescheinigung: Deine Steueridentifikation. Du brauchst sie für jede zukünftige Transaktion, Steuererklärung und Behördenangelegenheit.
Dokumente für den laufenden Betrieb
Versorgerverträge: Strom (Endesa/Gesa), Wasser (Abaqua oder lokaler Versorger), Internet. Bewahre die Verträge und die Kundennummern auf. Du brauchst sie für Umzüge, Reklamationen und die jährliche Steuererklärung, wenn du Ausgaben geltend machen willst.
IBI-Quittungen: Die jährliche Grundsteuer (Impuesto de Bienes Inmuebles). Hebe jede Quittung auf. Bei einem späteren Verkauf muss nachgewiesen werden, dass alle IBI-Zahlungen geleistet wurden.
Gemeindegebühren: Müllabfuhr, Abwasser und sonstige kommunale Abgaben. Auch hier: jede Quittung aufbewahren.
Versicherungspolicen: Hausratversicherung, Gebäudeversicherung, Haftpflicht. Nicht nur die Police selbst, sondern auch die Kontaktdaten deines Versicherungsmaklers und die Schadensmeldenummer.
Dokumente für die Zukunft
Rechnungen für Renovierungen und Verbesserungen: Das ist der Punkt, den die meisten vergessen — und der am meisten Geld wert ist. Wenn du irgendwann verkaufst, wird die Kapitalertragssteuer auf den Gewinn fällig. Den Gewinn berechnest du als Differenz zwischen Kaufpreis und Verkaufspreis. Aber: Du darfst die Kosten für nachweisbare Renovierungen vom Gewinn abziehen. Jede Rechnung, die du aufbewahrst — neue Küche, neues Dach, Poolbau, Fassadenrenovierung — reduziert deine Steuerlast beim Verkauf.
Voraussetzung: Die Rechnungen müssen auf deinen Namen ausgestellt sein, eine ordnungsgemäße Umsatzsteuer ausweisen und den Arbeitsumfang beschreiben. Schwarzarbeit oder Barzahlungen ohne Rechnung sind nicht absetzbar — und außerdem illegal.
Energieausweis: Hat eine Gültigkeit von zehn Jahren. Bewahre ihn auf — du brauchst ihn bei einem Verkauf oder einer Vermietung.
Katasterreferenz und Pläne: Die Referencia Catastral deines Grundstücks und eventuelle Vermessungspläne. Besonders bei Fincas, wo Grundstücksgrenzen oft unklar sind.
Wo du die Dokumente aufbewahren solltest
Nicht nur in der Finca. Ein Wasserschaden, ein Einbruch oder ein Brand kann Originaldokumente zerstören. Erstelle digitale Kopien aller wichtigen Dokumente und speichere sie in einer Cloud oder schicke sie dir per E-Mail. Hinterlege eine physische Kopie der Escritura bei deinem Anwalt oder in einem Bankschließfach.
Du hast gerade gekauft und fragst dich, ob du alles beisammen hast? Schreib uns — wir helfen dir, die Checkliste abzuarbeiten.
Rechtlicher Hinweis: Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Angaben. Gesetze, Vorschriften und Marktbedingungen können sich jederzeit ändern. Wir empfehlen, vor jeder Entscheidung einen spezialisierten Rechtsanwalt, Steuerberater oder Architekten vor Ort zu konsultieren. Villas y Fincas Mallorca verfügt über ein Netzwerk erfahrener Fachleute im Südosten Mallorcas und stellt auf Wunsch gerne den Kontakt her.
